Tips - groepsactiviteit organiseren

Een leuk uitje organiseren voor collega’s, werknemers of een groep is vaak een hele klus. Met deze 10 tips helpen we je alvast op weg:

1. Begin op tijd

Hoewel het een inkoppertje lijkt, is het een waarheid als een koe! Wanneer je op tijd begint, kun je iets goeds organiseren. En dat komt altijd beter uit de verf dan iets wat haastig georganiseerd is en waar je uiteindelijk misschien niet tevreden over bent. Je kunt er zelfs voor kiezen om een uitje onderdeel te maken van de jaarplanning. Zo kan iedereen er al vroeg genoeg rekening mee houden en de datum in hun agenda vrijhouden. Dat bevordert de deelname. Er zijn dagen en periodes waarop een bedrijfs, team- of groepsuitje organiseren gewoon niet handig is. Feestdagen zijn not-done en bovendien zijn veel mensen met Pasen, Hemelvaart en Pinksteren een weekend weg. Rondom de vakanties kunnen veel mensen vaak niet en denk ook aan populaire evenementen (carnaval, het dorpsfeest, WK voetbal, etc).

TIP: Wanneer je de jaarplanning al in december bekend maakt, kun je die meegeven bij het kerstpakket!

2. Bepaal vooraf het doel van het uitje

Voor iedere situatie kan een ander soort uitje gewenst zijn. Met een gericht doel in het achterhoofd, kun je op zoek naar een juiste invulling van het programma. Een uitje kan een stuk ontspanning bieden (erg welkom wanneer de werkdruk hoog is of als je met familie/vrienden op stap gaat) of kan ingezet worden als een stuk waardering. Een bedrijfs- of teamuitje hoort vooral leuk te zijn. Tenminste dat vinden je medewerkers. Als manager kijk je vaak naar ROI (return on investment) en wil je altijd iets extra's uit het moment halen. Hierdoor wordt er vaak gekozen voor een bomvol (educatief) programma. Terwijl een stuk ontspanning de teamgeest en het onderling elkaar beter leren kennen vaak beter tot zijn recht laat komen. Creëer daarom voldoende tijd en gelegenheid om met elkaar te kletsen, ontspannen en contacten te leggen.

3. Bepaal wie je wilt uitnodigen

Het doel van het uitje bepaalt wie er wel meegaat en wie niet. Wanneer het hoofddoel contact maken en gezelligheid is of als het uitje ingezet wordt als een stuk waardering, kan de partner of het gezin van de medewerkers bij het uitje betrokken worden, maar wanneer meer het karakter van teambuilding gewenst is, dan kun je beter kiezen voor alleen de medewerkers. Ook in geval van groepsuitjes is het goed om van tevoren over te samenstelling van de groep na te denken.

4. Bepaal het budget (per persoon of totaal)

Het budget is vaak bepalend voor de invulling van het programma. Vaak geldt dat originaliteit en de hoeveelheid maatwerk voor een groot deel de prijs bepaalt. Weet dus exact waar je je aan te houden hebt qua budget. En check ook of dit een bedrag inclusief of exclusief BTW is. Wellicht betaalt de baas of is het budget een combinatie van bedrijfsbudget en inleg van de medewerkers. Bij groepsuitjes bepaalt de inleg het budget. Hou er ook rekening mee – als er partners of gezin meegaan – hoe dat qua budget geregeld is.

TIP: Wanneer je een bedrijfs- of teamuitje organiseert waaraan minimaal 75% van de werknemers meedoet, betaalt de belastingdienst mee. En wanneer je organiseert vanuit een personeelsvereniging, dan valt het niet onder de WKR-regeling (werkkostenregeling - verstrekkingen aan het personeel die onder loon gerekend worden).

5. Kies twee of drie uitjes waarvan je informatie opvraagt

Wanneer je een zoekopdracht invoert, heb je keus uit een enorm aanbod aan activiteiten die ingezet kunnen worden voor jouw uitje. Hou bij je keuze rekening met eerdere uitjes en verwachtingen van de deelnemers. Kijk ook naar de verhouding man/vrouw tijdens het uitje, de leeftijd van de deelnemers en naar het karakter van de werkzaamheden (kantoor/werkvloer/buitendienst etc.). Een keuzeprogramma om verschillende doelgroepen te bedienen is ook altijd een goede optie. Ook al duurt het uitje niet de hele dag, het is altijd fijn om even wat te eten en te drinken. Kijk dus even wat de mogelijkheden zijn om gedurende de activiteiten hapjes en drankjes te regelen, of een aansluitende maaltijd te boeken.

6. Peil de meningen

Wanneer je een aantal activiteiten hebt gekozen, kun je ervoor kiezen om te inventariseren welke optie de voorkeur geniet. Als je geheim wilt houden wat je precies gaat doen, kun je algemene omschrijvingen gebruiken (bv actief met een stuk ontspanning of vermaak met lekker eten). Wanneer de datum nog niet vaststaat, is dit een mooi moment om te polsen wanneer de meeste mensen kunnen. Vraag ook alvast naar dieetwensen en eventuele fysieke beperkingen. Bepaal aan de hand van de ontvangen antwoorden de definitieve activiteit en datum. Stuur alvast een save-the-date naar iedereen die je uitnodigt.

7. Vastleggen uitje

Bepaal de tijdsduur en dagindeling, houd rekening met reistijd, vertraging en terugreis - op die manier ontstaat al een tijdspad. Bedenk dat verplaatsen met groepen meer tijd kost en bouw daar reserve voor in. Leg de activiteit en eventueel het eten/drinken vast bij de betreffende bedrijven. Natuurlijk bepaal je een begintijd, maar de eindtijd is eigenlijk nog belangrijker. Op die manier sluit je met zijn allen het uitje af en voorkom je dat mensen na elkaar vertrekken en dat het uitje doodbloedt.

8. Regel vervoer

Tijdens een uitje met eten, zal er wellicht alcohol gedronken worden. Bedenk daarom hoe je het vervoer wilt regelen. Zeker wanneer er alcohol genuttigd wordt, is ‘veilig thuiskomen’ iets om rekening mee te houden, denk daarom bijvoorbeeld aan vervoer per touringcar of busjes.

9. Regel een originele uitnodiging

Maak een mooie uitnodiging (bijvoorbeeld kaart, mail of filmpje). Zorg dat mensen zich kunnen aanmelden en hou bij wie er meegaat (Excel bestand). Denk ook na over hoe je met afzeggingen wilt omgaan (bijvoorbeeld deel van de kosten doorberekenen). Vergeet niet om vlak van tevoren nog even een reminder te sturen met de laatste details (tijd, verzamelpunt, adres etc). Zorg ook dat iedereen op de hoogte is van speciale wensen: bepaalde kleding, schoeisel etc.

10. Tot slot

Zorg dat je op de dag zelf ruim van tevoren aanwezig bent, ontvang de mensen en maak er een toffe dag van. Je kunt de dag bijvoorbeeld afsluiten met een leuke verloting, give-away of een ludieke stunt.  Vergeet ook niet om de dag te evalueren met de deelnemers (enquête) en met het bedrijf wat het uitje verzorgd heeft. De uitkomsten kun je gebruiken bij het organiseren van het volgende uitje.

Ideeën opdoen voor een onvergetelijk avontuur? Klik hier.